Estamos viendo tiempos atípicos, alrededor del mundo los países se encuentran batallando con un monstruo de muchas cabezas que amenaza con destruirnos. El papel que desempeñan las empresas en este momento es fundamental para mantener a flote la economía. Acciones de responsabilidad social, una buena gestión empresarial y garantizar la seguridad de los empleados y clientes, son parte de las tareas que debemos cumplir.

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Tenemos que ponernos creativos para enfrentar riesgos estratégicos y operacionales, como el retraso o la interrupción del suministro de materias primas; los cambios en la demanda de los clientes; el incremento de los costes; las reducciones logísticas que provocan retrasos en entregas; los problemas de protección de la salud y la seguridad de los empleados; la insuficiencia de mano de obra; o las dificultades relacionadas con el comercio de importación y exportación. 

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No había forma de que nadie pudiera prever una crisis como esta, pero ahora debemos buscar la forma de estudiar la crisis para determinar como se comportará el mercado, y como se comportarán los clientes de cuando entremos en recuperación o bien cuando empecemos a adaptarnos a la nueva realidad.

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Dar una receta de como actuar en este momento es imposible, porque la situación es diferente a cualquier otra que hayamos vivido antes y porque cada empresa es una combinación de factores y circunstancias diferentes. Lo importante es sentar a analizar con el equipo de toma de decisiones las diferentes posibilidades y adaptarnos. No tengamos miedo de arrugar la hoja y volver a empezar, este es el momento de reinventarnos.

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1. Establecer equipos de toma de decisiones de emergencia, que establezca la estrategia y marque los objetivos del plan de emergencia, garantizando que se toman las decisiones de la manera más rápida y acertada posible.

 

2. Evaluar los riesgos y establecer los mecanismos de respuesta de emergencia, mediante la evaluación exhaustiva de todos los riesgos de inmediato, analizando el capital humano de la compañía, las subcontrataciones, la cadena de suministro, los clientes y el sector público.

 

De acuerdo con la evaluación de riesgos, la empresa debe responder a cuestiones relacionadas con el espacio de oficinas, los planes de producción, las adquisiciones, el suministro y la logística, la seguridad del personal y el capital financiero, así como organizar otros aspectos relevantes relacionados con los planes de emergencia y la división del trabajo.

 

3. Establecer un mecanismo de comunicación de información positiva para empleados, clientes y proveedores, y crear documentos de comunicación estandarizados.

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4. Mantener el bienestar físico y mental de los empleados, estableciendo mecanismo de vacaciones y trabajo flexible, utilizando los medios técnicos y tecnológicos disponibles para establecer métodos de trabajo no presencial durante periodos extraordinarios.

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Además, la empresa debe establecer un sistema de vigilancia de la salud de los empleados y mantener la información personal sobre la salud de estos con total garantía de confidencialidad. La empresa debe garantizar la seguridad de los entornos de trabajo mediante la limpieza y desinfección de estos espacios.

 

5. Centrarse en los planes de respuesta por los riesgos generados en la cadena de suministro. Debemos tener en cuenta factores como el bloqueo del consumo, el correspondiente aumento de los costes financieros y la presión sobre el flujo  de efectivo.

 

Al mismo tiempo, en las industrias con ciclos de producción prolongados, las organizaciones deben prepararse con antelación para un repunte del consumo cuando la epidemia se haya calmado, para evitar el riesgo de un inventario insuficiente.

 

6. Desarrollar soluciones para los riesgos de cumplimiento y mantenimiento de las relaciones con los clientes que surgen de la incapacidad de reanudar la producción a corto plazo. Debemos trabajar estrechamente con los clientes para comprender los cambios que ha sufrido el mercado y entender el impacto de reanudar su actividad.

 

7. Responsabilidad social y estrategias de desarrollo sostenible en la toma de decisiones. Es necesario poder aplicar la responsabilidad social de las empresas desde las perspectivas del medio ambiente, la sociedad, la economía y la estabilidad de los empleados, así como coordinar las relaciones con la comunidad y las empresas de suministros. Se debe evaluar el posible impacto y la duración de la epidemia, ajustar los planes y, a nivel de los accionistas o del consejo de administración, comunicar las medidas propuestas y los resultados de las mismas.

 

8. Elaborar un plan de gestión de los datos de los empleados, la seguridad de la información y la privacidad. Es fundamental proteger la privacidad personal y de los datos, tanto de clientes como de empleados. En el caso de los datos clínicos y médicos, se debe establecer un control de acceso y un nivel de protección adecuado y según lo establecido por la regulación.

 

9. Las empresas deben considerar la posibilidad de ajustar sus presupuestos y sus planes de ejecución. Aconsejamos a las empresas prestar especial atención al flujo de caja, para garantizar la seguridad de los fondos, de acuerdo con el ritmo de los proveedores y los planes de trabajo de los empleados.

 

Además, se debería prestar especial atención a la situación del comercio internacional de importación y exportación, en particular a los cambios producidos de manera repentina o a los posibles impactos en los lugares de origen de los principales productos, lo que podría dar lugar a considerables pérdidas en la propia empresa. Para evitar estos incidentes, las empresas deben establecer diferentes escenarios que incluyan las respuestas que se llevarían a cabo en estas situaciones, como planes de emergencia para proveedores básicos, proveedores alternativos y la consideración de otros medios de transporte.
 

10. Actualizar los mecanismos de gestión de riesgos de la empresa. La mayoría de las empresas están expuestas a sufrir diferentes tipos de crisis por riesgos inesperados en cualquier momento. Por ello, es fundamental establecer o mejorar sus sistemas de gestión de riesgos para poder identificarlos y elaborar un plan de mitigación.

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Fuente: www2.deloitte.com